Kebijakan kredit menentukan siapa yang boleh membeli dengan tempo, berapa batas nilainya, dan kapan kamu mulai menagih. Tanpa aturan tertulis, setiap permintaan tempo menjadi negosiasi ulang yang melelahkan dan rawan salah hitung. Panduan ini memecah cara menyusun kebijakan kredit untuk usaha kecil menjadi langkah yang bisa langsung kamu jalankan, mulai dari mengukur kemampuan kas sampai menetapkan prosedur penagihan.
Mulai dari daya serap kas, bukan dari keinginan menaikkan penjualan
Piutang usaha adalah uang yang sudah kamu keluarkan untuk bahan, upah, dan operasional, tetapi belum kembali ke kas. Karena itu, plafon kredit harus mengacu pada seberapa lama kas kamu sanggup menahan penundaan pembayaran, bukan pada target omzet. Lihat rencana kas bulanan dan cari angka kas terendah yang masih aman untuk membayar tagihan rutin.
Kalau kamu belum punya proyeksi kas, susun dulu lewat 7 langkah menyusun rencana kas untuk usaha kecil. Dari situ kamu bisa menghitung berapa rupiah piutang yang bisa ditanggung tanpa membuat gaji atau sewa telat dibayar.
Pisahkan pelanggan menjadi tiga kelompok risiko
Tidak semua pelanggan layak mendapat tempo yang sama. Bagi pelanggan ke dalam tiga kelompok berdasarkan riwayat pembayaran dan nilai transaksi, lalu kaitkan syarat pembayaran dengan kelompok tersebut.
- Kelompok A: pelanggan lama yang selalu membayar tepat waktu. Mereka bisa mendapat tempo paling panjang dan plafon tertinggi.
- Kelompok B: pelanggan yang pernah terlambat tetapi tetap melunasi. Beri tempo lebih pendek dan plafon terbatas.
- Kelompok C: pelanggan baru atau yang punya catatan telat berulang. Wajib bayar di muka atau tunai saat barang diterima.
Perbarui pengelompokan ini setiap kuartal. Pelanggan yang memburuk riwayatnya turun kelompok, yang membaik bisa naik setelah beberapa siklus pembayaran lancar.
Tetapkan batas limit dan syarat pembayaran secara tertulis
Limit kredit adalah angka maksimal piutang yang boleh menumpuk pada satu pelanggan di satu waktu. Cara sederhana menetapkannya: kalikan rata-rata nilai pembelian bulanan pelanggan dengan jumlah hari tempo, lalu bagi tiga puluh. Hasilnya jadi patokan awal yang bisa kamu sesuaikan dengan riwayat pembayarannya.
Syarat pembayaran sebaiknya memuat empat hal: jumlah hari tempo, tanggal jatuh tempo yang jelas (misalnya tanggal 25 setiap bulan), denda keterlambatan bila ada, dan akibat bila tagihan melewati batas, misalnya pengiriman berikutnya ditahan. Tulis semuanya di faktur atau surat pesanan, bukan hanya diucapkan lisan.
Buat prosedur persetujuan yang tidak bergantung pada satu orang
Banyak piutang macet lahir karena tempo diberikan lewat pesan singkat tanpa catatan. Tetapkan siapa yang berwenang menyetujui pemberian tempo dan sampai nominal berapa. Untuk usaha kecil, biasanya cukup dua tingkat: staf penjualan boleh menyetujui sampai nominal tertentu, di atas itu harus lewat pemilik atau manajer keuangan.
Setiap persetujuan dicatat di satu tempat: nama pelanggan, nominal, tanggal jatuh tempo, dan siapa yang menyetujui. Catatan ini yang nanti kamu pakai saat menagih dan saat mengevaluasi kebijakan.
Jalankan penagihan berjadwal, jangan menunggu tagihan menumpuk
Penagihan yang efektif dilakukan sebelum jatuh tempo, bukan setelah berbulan-bulan lewat. Susun tiga titik sentuh: pengingat beberapa hari sebelum jatuh tempo, pemberitahuan pada hari jatuh tempo, dan tindak lanjut terstruktur bila lewat tujuh hari. Semakin awal kamu menghubungi, semakin kecil peluang tagihan berubah jadi piutang ragu-ragu.
Cara mencatat dan memantau umur piutang bisa kamu pelajari di cara mencatat piutang usaha kecil agar kas tidak seret. Untuk usaha dengan banyak pelanggan bertempo, panduan lengkap mengelola piutang usaha kecil bisa jadi rujukan tambahan saat menyusun jadwal penagihan dan skrip komunikasinya.
Kalau pelanggan sering mengeluh tagihan terlambat sampai ke mereka, periksa juga alur informasi internal. Pesanan yang tersebar di banyak grup chat rawan tidak tercatat. Prinsip menyaring dan merangkum informasi dari grup chat bisa kamu terapkan agar tidak ada pesanan atau janji tempo yang terlewat, seperti dijelaskan dalam panduan langkah demi langkah menyaring informasi di grup chat.
Evaluasi kebijakan setiap tiga bulan dengan angka
Kebijakan kredit yang baik berubah mengikuti kenyataan. Setiap kuartal, hitung tiga angka: rata-rata hari pembayaran pelanggan, persentase tagihan yang lewat jatuh tempo, dan total piutang tak tertagih. Kalau rata-rata hari pembayaran melebar, perketat tempo atau turunkan plafon. Kalau pelanggan membayar lebih cepat dari syarat, kamu punya ruang untuk memberi tempo lebih panjang kepada kelompok A.
Libatkan catatan kas kecil dan pengeluaran harian saat evaluasi. Kebocoran kecil yang tidak tercatat sering membuat kesimpulan evaluasi meleset. Cara mengelola kas kecil usaha agar tidak bocor bisa membantu merapikan sisi ini.
Ringkasan
Kebijakan kredit usaha kecil berdiri di atas tiga hal: plafon yang mengikuti kemampuan kas, syarat pembayaran yang tertulis dan terikat pada kelompok risiko pelanggan, serta penagihan berjadwal yang dijalankan konsisten. Setelah ketiganya berjalan, evaluasi tiap kuartal dengan angka nyata dan sesuaikan. Mulai dari menghitung daya serap kas dan mengelompokkan pelanggan pekan ini, lalu tulis kebijakannya dalam satu halaman yang bisa dibaca seluruh tim.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah usaha kecil perlu memberi tempo pembayaran?
Perlu bila pelanggan utamamu adalah bisnis yang alur kasnya bulanan, misalnya toko atau kantor. Tanpa tempo, kamu bisa kehilangan pesanan besar. Yang penting tempo diberikan dengan plafon dan syarat yang jelas, bukan berdasarkan kedekatan personal.
Berapa lama tempo yang wajar untuk pelanggan baru?
Pelanggan baru sebaiknya membayar tunai atau di muka pada transaksi pertama. Setelah dua atau tiga transaksi lancar, barulah beri tempo pendek, misalnya tujuh sampai empat belas hari, dengan plafon kecil. Naikkan bertahap seiring riwayat pembayaran yang konsisten.
Bagaimana menangani pelanggan yang selalu telat membayar?
Turunkan kelompok risikonya, hentikan pemberian tempo, dan minta pelunasan sebelum kiriman berikutnya. Sampaikan aturan ini secara tertulis dengan nada netral. Bila tagihan sudah menumpuk lama, pertimbangkan bantuan profesional penagihan atau konsultasi dengan akuntan untuk menilai apakah piutang tersebut perlu dicadangkan sebagai tak tertagih.
