Banyak pemilik UMKM menunda pembukuan karena mengira butuh software mahal atau latar belakang akuntansi. Padahal, cara membuat laporan keuangan sederhana untuk UMKM bisa dimulai dari satu buku kas dan tujuh langkah rutin. Panduan ini menunjukkan urutan pengerjaannya.
1. Pisahkan rekening pribadi dan usaha
Langkah pertama menentukan apakah laporan Anda bisa dipercaya. Selama uang dagang dan uang dapur bercampur dalam satu dompet, angka pengeluaran akan selalu terlihat lebih kecil dari kenyataan. Buka rekening khusus usaha, meski hanya satu. Semua penerimaan pelanggan masuk ke sana, semua belanja bahan dan operasional keluar dari sana.
Jika transaksi masih berupa uang tunai, gunakan satu kotak kas terpisah dari dompet pribadi. Setiap kali Anda mengambil uang untuk kebutuhan rumah, catat sebagai penarikan pemilik, bukan sebagai biaya usaha. Kebiasaan ini membuat laba yang Anda hitung nanti tidak menipu diri sendiri.
2. Catat transaksi setiap hari, bukan setiap bulan
Menumpuk struk selama sebulan lalu mencatatnya sekaligus hampir selalu gagal. Ada nota yang hilang, ada nominal yang terlupa. Sisihkan 10 sampai 15 menit setiap tutup toko untuk mencatat transaksi hari itu.
Minimal catat enam kolom: tanggal, keterangan, uang masuk, uang keluar, kategori, dan saldo. Buku tulis biasa cukup. Kalau ingin versi digital, spreadsheet Google Sheets dengan kolom yang sama sudah memadai dan bisa dibuka dari ponsel.
3. Kelompokkan pengeluaran ke kategori yang jelas
Pengeluaran yang tercampur dalam satu keranjang membuat Anda buta soal ke mana uang pergi. Buat kategori secukupnya, jangan terlalu banyak. Berikut kategori yang biasanya dipakai usaha kecil:
- Pembelian bahan baku atau stok barang
- Gaji dan upah karyawan
- Sewa tempat dan listrik, air, serta internet
- Transportasi dan pengiriman
- Pemasaran dan iklan
- Perawatan alat dan perlengkapan
- Biaya administrasi dan pajak
Tujuan pengelompokan ini sederhana. Saat laba menipis, Anda bisa langsung melihat kategori mana yang membengkak bulan itu.
4. Susun buku kas sebagai rekapitulasi bulanan
Setelah catatan harian rapi, pindahkan angkanya ke buku kas bulanan. Saldo awal bulan ditambah total uang masuk dikurangi total uang keluar menghasilkan saldo akhir. Angka saldo akhir ini harus cocok dengan uang yang benar-benar ada di rekening dan kas.
Kalau tidak cocok, jangan langsung menuduh ada uang hilang. Periksa transaksi yang belum tercatat, biaya bank, atau pembulatan. Selisih kecil biasanya berasal dari setoran yang terlupa.
5. Hitung laba rugi dengan rumus dasar
Laporan laba rugi menjawab satu pertanyaan: apakah usaha Anda untung bulan ini?
Pendapatan penjualan
- Harga pokok penjualan (bahan baku + ongkos produksi)
= Laba kotor
- Biaya operasional (gaji, sewa, listrik, iklan, transport)
= Laba bersihHarga pokok penjualan hanya berisi biaya yang langsung terkait produk yang terjual. Gaji karyawan toko, sewa ruko, dan tagihan listrik masuk ke biaya operasional. Memisahkan keduanya membantu Anda tahu apakah masalahnya di harga jual yang terlalu rendah atau di biaya operasional yang terlalu tinggi.
Untuk usaha dagang, harga pokok penjualan dihitung dari harga beli barang yang laku, bukan seluruh stok yang dibeli bulan itu.
6. Buat laporan arus kas secara terpisah
Usaha bisa mencatat laba di atas kertas tetapi tetap kehabisan uang untuk bayar supplier. Penyebabnya biasanya piutang yang belum tertagih atau stok yang menumpuk. Karena itu, arus kas perlu dilihat sendiri.
Bagi arus kas menjadi tiga kelompok:
- Arus kas operasional: uang dari penjualan, pembayaran ke supplier, gaji, sewa, dan pajak.
- Arus kas investasi: pembelian atau penjualan alat, kendaraan, dan perabot usaha.
- Arus kas pendanaan: pinjaman yang diterima, cicilan pokok, dan setoran atau penarikan modal pemilik.
Saldo awal ditambah total ketiga arus kas harus sama dengan saldo akhir kas Anda. Jika jumlahnya pas, catatan Anda sehat.
7. Periksa angkanya setiap akhir bulan
Sediakan waktu satu sampai dua jam di awal bulan untuk menutup pembukuan bulan sebelumnya. Bandingkan tiga hal: penjualan bulan ini dengan bulan lalu, biaya operasional, dan saldo kas akhir. Pola yang muncul dari perbandingan ini lebih berguna daripada laporan yang hanya disimpan.
Beberapa hal yang layak diperiksa rutin:
- Piutang pelanggan yang sudah lewat jatuh tempo
- Stok barang yang tidak bergerak lebih dari tiga bulan
- Pengeluaran kecil yang berulang dan tidak disadari
- Selisih antara saldo catatan dan uang sebenarnya
Menjaga kebiasaan pembukuan tetap jalan
Pembukuan bertahan karena rutinitasnya ringan. Mulai dari pencatatan harian, kelompokkan pengeluaran, lalu tutup dengan laba rugi dan arus kas setiap bulan. Setelah tiga bulan berjalan, Anda akan punya gambaran yang jauh lebih jelas tentang kesehatan usaha dan lebih siap ketika mengajukan pinjaman ke bank atau mencari investor.
Untuk urusan pajak dan keputusan keuangan yang besar, konsultasikan dengan akuntan atau konsultan pajak agar pencatatan Anda sesuai aturan yang berlaku.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah UMKM wajib membuat laporan keuangan lengkap?
Usaha mikro dan kecil umumnya cukup menyusun catatan transaksi harian, laporan laba rugi, dan arus kas. Laporan yang lebih lengkap seperti neraca dibutuhkan ketika Anda mengajukan kredit, bekerja sama dengan investor, atau mengikuti tender. Aturan pajak bisa berbeda tergantung skema yang Anda pakai, jadi sebaiknya dikonfirmasi ke konsultan pajak.
Bolehkah menggunakan Excel saja tanpa aplikasi akuntansi?
Boleh. Selama jumlah transaksi masih di bawah ratusan per bulan, spreadsheet dengan kolom tanggal, keterangan, masuk, keluar, dan saldo sudah mencukupi. Aplikasi akuntansi mulai membantu ketika Anda punya banyak jenis produk, beberapa cabang, atau karyawan yang perlu menginput transaksi sendiri.
Bagaimana kalau catatan lama berantakan dan tidak lengkap?
Mulai dari titik sekarang dan jangan mencoba memperbaiki semuanya sekaligus. Hitung saldo kas dan stok yang benar-benar ada hari ini, jadikan itu titik awal. Selisih dari periode lama dicatat sebagai penyesuaian. Setelah itu, jalankan pencatatan harian secara disiplin agar masalah serupa tidak terulang.